Jak wybrać świetne biuro rachunkowe z Krakowa?

Gdy Michał zakładał jednoosobową działalność gospodarczą, szukał biura rachunkowego z Krakowa, które ogarnęłoby jego papierologię. Niestety chłopak nie mógł liczyć na rekomendacje rodziny i znajomych, gdyż nie pochodził z Krakowa i prawie nikogo tutaj nie znał. Pozostało mu nic innego, jak samodzielne wybranie księgowej z pomocą wyszukiwarki Google…

Początkowo jego poszukiwania w sieci nie przynosiły zadowalających rezultatów. Wszystkie biura księgowe pisały na swych stronach to samo, a mianowicie że są rzetelne, terminowe i profesjonalne. Gdy już młody przedsiębiorca tracił nadzieję na sukces jego wysiłków, przypadkiem trafił na blog, gdzie przeczytał artykuł, który był rozwiązaniem jego problemu. Niewiele się zastanawiając, Michał postąpił według zawartych w tekście wskazówek i krok po kroku samodzielnie wybrał dobrego księgowego…

Krok 1: sprawdzenie wiarygodności biura rachunkowego za pomocą wyszukiwarki Google

Najlepszym sposobem na pozyskanie wiarygodnych opinii o danym biurze księgowym byłoby zapytanie o nie swoich przyjaciół. Jak wiemy Michał nie mógł sobie pozwolić na ten luksus. Pozostało mu nic innego, jak samodzielne sprawdzenie wybranego biura w Internecie.

Jak Michał sprawdził wiarygodność biura za pomocą wyszukiwarki Google?

• Po pierwsze sprawdził w CEIDG, jak długo biuro działa na rynku i jak przebiegała jego działalność. Natomiast z KRS-u dowiedział się, jak się prezentują jego wyniki finansowe.
• Po drugie wszedł na witrynę internetową biura i zapoznał się z jej treścią. Strona była przejrzysta i zawierała wszystkie niezbędne do podjęcia decyzji o współpracy informacje. I tak była na niej mowa o certyfikacie ministra finansów, ubezpieczeniu OC, nagrodach za osiągnięcia (Laureat konkursu „Orły rachunkowości” w 2022, 2023 oraz 2024 roku), zakresie i sposobie świadczenia usług oraz nazwach obsługiwanych marek.
• Po trzecie skontaktował się z firmami, które widniały na stronie biura, aby zapytać o ich ocenę współpracy. Wszyscy wyrazili się bardzo pochlebnie…
• Po czwarte sprawdził opinie Google. Widać było, że nie były one kupione, gdyż były pisane w sposób naturalny, bez przesadnego upiększania i schematyczności, za to ze sporą dawką pozytywnych emocji potwierdzających najwyższą notę.

Krok 2: sprawdzenie jakości obsługi przez biuro rachunkowe z Krakowa

Gdy już Michał uzyskał informacje odnośnie biura, przyszedł czas na weryfikację, czy to wszystko co przeczytał na witrynie internetowej oraz w opiniach Google czy rekomendacjach ze strony firm pokrywa się z rzeczywistością. W tym celu wszedł na witrynę biura, gdzie w zakładce „KONTAKT” widniał numer telefonu do członka zarządu. Jak się okazało, szef biura odebrał za pierwszym razem. Po wymianie uprzejmości, Michał przeszedł do rzeczy:

— Chciałem założyć jednoosobową działalność i potrzebuję porady w tej sprawie… Czy znajdzie pan dla mnie czas?

— Pewnie, tylko zerknę w kalendarz… Zapraszam jutro o 12.00 do mojego biura. Czy pasuje panu ten termin?

— Oczywiście, że pasuje!

— Wobec tego proszę mi powiedzieć, w jakiej branży będzie pan działał…

Michał odpowiedział na pytania szefa biura i następnego dnia zjawił się w biurze księgowym o umówionej godzinie.

Jak przebiegało spotkanie młodego przedsiębiorcy z szefem biura?

• Spotkanie zaczęło się równo o umówionej godzinie, ani minuty później. Był to dobry znak dla Michała, że ma do czynienia z ludźmi rzetelnymi, robiącymi wszystko na czas.
• Szokujące było to, w jakim składzie przebiegło spotkanie. Oprócz szefa biura byli także księgowy i doradca podatkowy, którzy będą przydzieleni do Michała, jeśli ten podejmie współpracę. Zostali oni wybrani, gdyż już obsługiwali firmy z branży Michała.
• Doradca podatkowy zadał kilka kluczowych pytań, a następnie na ich podstawie podpowiedział mu, którą formę opodatkowania wybrać, aby zoptymalizować koszty prowadzenia działalności.
• Księgowy jasno i merytorycznie wyjaśnił Michałowi, jak założyć firmę i którą formę księgowości wybrać. Zaoferował także pomoc w rejestracji firmy, zupełnie bezpłatnie.

Krok 3: sprawdzenie, czy biuro rachunkowe z Krakowa ma odpowiednie certyfikaty

Jak dotąd spotkanie przebiegało sprawnie i w miłej atmosferze. Cały zespół zrobił na Michale świetne wrażenie, że aż chciało się z marszu podpisać z tym biurem umowę. Jednak w głowie młodego przedsiębiorcy zapaliła się czerwona lampka. Wiedział, że zanim złoży podpis, musi zweryfikować dwie kluczowe kwestie.

Pierwszą z nich były właściwe kwalifikacje. Zasadniczo każdy obywatel, który wykupi ubezpieczenie OC (nie zawsze jest ono wymagane, o czym powiemy za chwilę) oraz nie był karany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa z dziedziny rachunkowości i finansów oraz ma pełną zdolność do czynności prawnych, może założyć biuro księgowe. Nie potrzeba tutaj żadnych dodatkowych uprawnień czy koncesji. To na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek zweryfikowania kwalifikacji księgowego.

Jak Michał zweryfikował kwalifikacje zespołu księgowego?

• Po pierwsze zapytał, czy biuro legitymuje się certyfikatem ministra finansów, który można było uzyskać przed deregulacją niektórych zawodów, czyli przed 10 sierpnia 2014 roku. Chociaż teraz nie ma obowiązku uzyskania tego certyfikatu, podobnie jak świadectwa kwalifikacyjnego, to księgowi nadal mogą go okazywać celem potwierdzenia swoich kwalifikacji (https://www.gov.pl/web/finanse/wykaz-osob-posiadajacych-certyfikat-ksiegowy-lub-swiadectwo-kwalifikacyjne).
• Po drugie zapytał, czy doradca podatkowy zdał egzamin państwowy i został wpisany na listę doradców podatkowych. Jest to profesja certyfikowana i aby zostać doradcą podatkowym trzeba spełnić wyśrubowane wymagania zawarte w ustawie o doradztwie podatkowym, takie jak wykształcenie wyższe, pełna zdolność do czynności prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych, nieskazitelność charakteru i wysoka etyka zawodowa oraz zaliczyć dwuetapowy egzamin państwowy…

Krok 4: sprawdzenie, czy biuro rachunkowe ma polisę OC oraz jaki jest jej zakres

Chociaż teoretycznie każde biuro księgowe powinno mieć to ubezpieczenie, to w praktyce nie każde musi. Do jej zawarcia zobowiązane są jedynie te biura, które świadczą pełną księgowość. Natomiast pozostałe, które świadczą jedynie małą księgowość lub obsługę kadrowo-płacową, nie muszą posiadać tej polisy.

Dlatego drugą kluczową kwestią, którą zweryfikował Michał, była właśnie polisa OC. Gdy się okazało, że biuro ją zawarło, młody przedsiębiorca zapytał o jej zakres, a mianowicie czy obejmuje prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów oraz obsługę kadrowo-płacową. Dzięki temu zyskał pewność, że w razie błędów w papierologii — za które w myśl artykułu 26 ordynacji podatkowej to on odpowie swoim majątkiem — będzie mógł potem dochodzić roszczeń od biura za pośrednictwem tej polisy.

Michał przejrzał polisę i doznał miłego zaskoczenia. Otóż na mocy rozporządzenia ministra finansów minimalna suma gwarancyjna przy podstawowej polisie OC dla biura w odniesieniu do pojedynczego zdarzenia wynosi 10 000 euro. W przypadku tego biura było inaczej, gdyż wybrano opcję rozszerzoną, czyli dobrowolne OC nadwyżkowe, które opiewało na kwotę 1 000 000 złotych!

Podsumowanie: jak wybrać dobre biuro rachunkowe w Krakowie?

Jak w czterech krokach Michał wybrał świetne biuro rachunkowe?

• W pierwszym kroku upewnił się, że biuro ma bardzo dobre opinie zadowolonych klientów.
• W drugim kroku przekonał się osobiście, że biuro reprezentuje bardzo wysokie standardy obsługi klienta.
• W trzecim kroku upewnił się, że biuro ma wymagane — bądź niewymagane — certyfikaty.
• W czwartym kroku przekonał się, że biuro ma polisę OC, która obejmuje zakres jego obsługi księgowej.

— Przekonałem się — rzekł Michał — że warto z wami zawrzeć umowę!

— A co pana przekonało? — zapytał z uśmiechem na ustach szef biura.

— Po prostu przeczytałem na waszym blogu artykuł o tym, jak wybrać świetne biuro księgowe, a następnie postąpiłem zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym tekście. I tak krok po kroku zweryfikowałem, że faktycznie biuro rachunkowe „Modern Wages” z Krakowa https://modernwages.com/ to najlepszy wybór dla młodego przedsiębiorcy…