Jak zmienić biuro rachunkowe z Krakowa? Zanim odpowiemy na to pytanie, przytoczmy historię Huberta. Otóż ten przedsiębiorca po roku działalności przeżył znaczny kryzys. Chociaż nie żalił się żonie, że coś jest nie tak, ona to zauważyła.

Po prostu kobieta zbyt dobrze znała swego męża i potrafiła czytać jego mowę niewerbalną. Od pewnego czasu twarz Huberta zalewał gorzki smutek, w oczach nie iskrzyła się ta radość, z której słynął, a także stał się małomówny.

Sylwia, bo tak miała na imię jego żona, od razu wyczuła, że za zgryzotą męża może kryć się najgorsze. Poprosiła więc męża o szczerą rozmowę. Gdy zasiedli w salonie przy herbacie, przeszła do rzeczy…

— Kochanie, zauważyłam że jesteś jakiś smutny… Powiedz mi szczerze, czy przyczyną tego smutku jest inna kobieta?

Hubert zakrztusił się herbatą.

Co odpowiedział przedsiębiorca?

O tym już za chwilę…

 

1.     Dlaczego należy zmienić biuro rachunkowe z Krakowa?

 

Gdy Hubert doszedł do siebie po pytaniu żony, w przypływie szczerości odrzekł:

— Tak, jak najbardziej za moim smutkiem stoi kobieta…

Tym razem to żona zakrztusiła się herbatą.

— Tą kobietą — ciągnął Hubert — jest nikt inny jak twoja przyjaciółka Roksana…

Sylwia upuściła filiżankę, która roztrzaskała się na podłodze i herbata rozlała się u jej stóp.

— Zdradzasz mnie z Roksaną?

— Że co? Nic z tych rzeczy! Po prostu twoja przyjaciółka nie wywiązuje się ze swojej pracy księgowej, przez co zarywam noce i zamartwiam się, czy za chwilę nie będę musiał za to drogo zapłacić…

— To zmień biuro na inne…

— Serio? Nie będziesz miała mi tego za złe? Myślałem, że skoro to twoja przyjaciółka, będziesz na mnie zła, gdy się jej pozbędę…

Sylwia się tylko zaśmiała…

Dlaczego Hubert postanowił zmienić księgową?

  • Po pierwsze nieprawidłowo prowadziła dokumentację i rozliczenia. Nie tylko wadliwie prowadziła księgi przychodów i rozchodów, ale także ze sporym opóźnieniem składała deklaracje podatkowe oraz zbyt późno informowała Huberta o wysokości podatku do zapłaty, przez co przedsiębiorca wpłacał go sporo po czasie.
  • Po drugie na skutek kontroli ze skarbówki nad głową Huberta zawisł topór, który zwie się mandat karnoskarbowy. Otóż kontrola, oprócz powyższych zaniechań, wykazała także niechronologiczne wpisywanie faktur oraz ich nieprawidłową numerację.
  • Po trzecie księgowa zawiodła na całej linii. Nie tylko nie odbierała telefonu od Huberta, ale także nie wyraziła chęci reprezentowania go w kontakcie z urzędem skarbowym, aby wyjaśnić sytuację i wyprowadzić jego firmę na prostą. Jakby tego było mało, poinformowała Huberta, że jej biuro nie ma polisy OC, a tym samym w przypadku zapłaty ewentualnego mandatu karnoskarbowego, Hubert nie będzie mógł uzyskać odszkodowania od biura.

 

2.     Jak podpisać umowę z nowym biurem rachunkowym z Krakowa?

 

Hubert ucieszył się, że jego żona nie ma nic przeciwko zmianie księgowej. Natychmiast przystąpił do działania. I tak najpierw wypowiedział umowę o świadczenie usług księgowych z obecną księgową. W tym celu przygotował dwa jednakowo brzmiące egzemplarze wypowiedzenia, aby na jednym z nich uzyskać podpis księgowej.

Potem przystąpił do szukania nowego biura. Na znalezienie nowej księgowej miał dwa miesiące, bo tyle wynosił okres wypowiedzenia. O tym, jak znaleźć świetne biuro księgowe w Krakwie, pisaliśmy już w tym artykule (link do:” Jak wybrać świetne biuro rachunkowe w Krakowie?”) https://modernwages.com/aktualizacje/ . Gdy więc przedsiębiorca znalazł odpowiednie biuro, umówił się z nowym księgowym, aby dograć szczegóły współpracy, które potem znalazły odzwierciedlenie w umowie.

Jakie szczegóły ustalił Hubert z nowym księgowym?

  • Po pierwsze sprawdził, czy nowe biuro ma kwalifikacje do prowadzenia księgowości. Jak się okazało, dysponowało ono certyfikatem księgowym wydanym przez Ministra Finansów.
  • Po drugie upewnił się, czy biuro ma polisę OC. I owszem – miało ubezpieczenie OC, które obejmowało także zakres usług, które interesowały Huberta.
  • Po trzecie dowiedział się, ile faktur będzie księgowanych w podstawowej cenie oraz ile wyniesie księgowanie większej liczby dokumentów.
  • Po czwarte ustalił, w jaki sposób i kiedy księgowy poinformuje go o wysokości podatków oraz terminach ich zapłaty, a także umówili się, że księgowy będzie składał deklaracje podatkowe.
  • Po piąte ustalił, w jakich godzinach oraz w jakiej formie (telefon, e-mail czy spotkanie w biurze) będzie możliwy kontakt z księgowym.
  • Po szóste ustalił, że kancelaria rachunkowa będzie go reprezentować przed urzędem skarbowym oraz ZUS-em.
  • Po siódme ustalił, kiedy i jak dostarczy faktury sprzedażowe i kosztowe oraz inne dokumenty do biura oraz czy będzie obowiązywać kara umowna za ich nieterminowe dostarczenie.

 

3.     Jak zaktualizować wpis do CEIDG z pomocą biura rachunkowego z Krakowa?

 

W trzecim kroku Hubert zawarł pełnomocnictwo z nowym biurem księgowym, na mocy którego wprowadziło ono online https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou737 zmiany dotyczące miejsca przechowywania dokumentacji księgowej oraz podmiotu odpowiedzialnego za prowadzenie księgowości.

Jak nowy księgowy dokonał zmiany za pomocą formularza CEIDG-1?

  • Po pierwsze w punkcie 01 wpisał datę rozpoczęcia współpracy z kancelarią rachunkową.
  • Po drugie w punkcie 21 wpisał nazwę i NIP nowej kancelarii księgowej.
  • Po trzecie w punkcie 22 wpisał adres przechowywania dokumentacji przez nowego księgowego.

 

4.     Jak odebrać dokumentację od poprzedniej księgowej i przekazać ją do nowego biura rachunkowego z Krakowa?

 

W czwartym kroku Hubert umówił się z poprzednią księgową na odbiór dokumentacji. I tak księgowa przygotowała protokół odbioru, w którym Hubert potwierdził komplementarność dokumentacji.

Jakie dokumenty odebrał przedsiębiorca od poprzedniej księgowej?

  • Po pierwsze rachunki i faktury, zarówno sprzedażowe, jak i kosztowe.
  • Po drugie wydruki z księgi przychodów i rozchodów.
  • Po trzecie deklaracje podatkowe wraz z potwierdzeniem ich wysłania.
  • Po czwarte deklaracje rozliczeniowe ZUS.
  • Po piąte struktury JPK wraz z potwierdzeniem ich wysłania.
  • Po szóste ewidencje środków trwałych oraz wyposażenia.
  • Po siódme rejestry VAT sprzedaży i zakupów.
  • Po ósme informacje o terminach wpłat dla pracowników.
  • Po dziewiąte listy obecności.
  • Po dziesiąte karty wynagrodzeń pracowników.
  • Po jedenaste karty urlopowe i zasiłkowe.
  • Po dwunaste sprawozdania finansowe.
  • Po trzynaste umowy: z pracownikami, ze zleceniobiorcami, z kontrahentami, a także leasingowe i bankowe.
  • Po czternaste potwierdzenia zapłaty należności.
  • Po piętnaste wyciągi bankowe.

 

Podsumowanie: jak zmienić biuro rachunkowe z Krakowa?

 

Jak Hubert w czterech krokach zmienił biuro księgowe?

  • W pierwszym kroku podjął decyzję, że nie może narażać się na mandat karnoskarbowy wynikający z nierzetelności obecnej księgowej.
  • W drugim kroku złożył wypowiedzenie umowy z obecną księgową i zawarł nową umowę z kancelarią rachunkową.
  • W trzecim kroku zlecił nowemu księgowemu na mocy pełnomocnictwa, żeby ten zaktualizował wpis w CEIDG.
  • W czwartym kroku ustalił szczegóły z nowym księgowym, które znalazły odzwierciedlenie w zapisie umowy.

Jakiś czas po zmianie księgowej Hubert odzyskał dawną radość życia i zaczął przesypiać noce. Pewnego dnia znów on i Sylwia pili wspólnie herbatę.

— Odkąd zmieniłeś księgową, jesteś wyluzowany… — zauważyła z radością Sylwia.

— Tak — przytaknął Hubert — za sprawą nowej księgowej wróciłem do życia!

Żona rzuciła w jego stronę gromowe spojrzenie.

— Oj, żartuję — ciągnął Hubert — nie ma żadnej innej pięknej księgowej. Obecnie moją papierologią zajmuje się pan Szymon z biura rachunkowego „Modern Wages” z Krakowa… https://modernwages.com/