Prowadzenie akt osobowych pracowników – Wieliczka

Szczególnie ważnym obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników. Dla każdego pracownika wstępującego w stosunek pracy z danym pracodawcą powinna być założona osobna teczka akt osobowych. Wyjątek od tej zasady stanowi zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej lub samozatrudnienia. Na co składają się akta osobowe pracownika i jakie informacje należy tam ewidencjonować?

Prowadzenie akt osobowych – ogólne zasady

Akta osobowe pracownika są zakładane w przypadku zatrudnienia w formie umowy o pracę. Dokumenty znajdujące się w teczce akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Są dwie główne praktyki porządkowania akt. Stosuje się porządek zgodny z datą wydania dokumentu lub porządek zgodny z datą doręczenia dokumentu. Obie praktyki są prawidłowe, jednak wygodniejszym rozwiązaniem jest porządkowanie akt na podstawie daty ich doręczenia do biura.

Oryginały dokumentów złożone przez pracownika powinny zostać mu zwrócone a do akt powinny trafić ich kopie, skany czy odpisy. Wyjątek stanowią dokumenty sporządzone przez pracodawcę lub na jego polecenie.

Nowelizacja przepisów prawa pracy od 1 stycznia 2019 roku pozwoliła na przechowywanie dokumentacji pracowniczej (akta osobowe i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy) w wersji papierowej lub elektronicznej. Obie te wersje są równoważne, a pracodawca ma możliwość dokonania zmiany formy zakładania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu.

Jakie kary za naruszenia dotyczące dokumentacji pracowniczej?

Za naruszenia dotyczące dokumentacji pracowniczej w tym za:

• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• nieprzechowywanie dokumentacji przez ustawowo określone okresy,
• przechowywanie dokumentacji w warunkach grożących zniszczeniem lub uszkodzeniem
• pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości 1000 zł do 30 000 zł.

Kolejność dokumentów w aktach osobowych

Od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe pracownika powinny być podzielone na 4 części.

• Akta osobowe część A – przechowywane są w nich dokumenty lub oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, kontrolnych i okresowych.
• Akta osobowe część B – przechowywanie są w nich oświadczenia bądź dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.
• Akta osobowe część C – przechowywanie są w nich oświadczenia oraz dokumenty dotyczące wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy.
• Akta osobowe część D – przechowywane są w nich odpisy zawiadomienia o ukaraniu pracownika oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej przez pracownika lub też odpowiedzialności przewidzianej w innych przepisach.

Części tematyczne w aktach pracowników

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B lub C akt osobowych, które są powiązane ze sobą tematycznie warto przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim wypadku porządkowanie chronologiczne, numerowanie i tworzenie wykazu dokumentów i oświadczeń dotyczy każdej z wydzielonej części.

Jak do nas trafić?