Sporządzanie listy płac

W firmie w zależności od rodzaju zatrudnienia pracownika sporządzana jest lista płac w celu obliczenia składek ZUS, podatku PIT czy innych składek, którymi objęty jest pracownik. Na bieżąco monitorujemy wciąż zachodzące zmiany w sprawach kadrowo-płacowych – np. brak PIT-u dla osób do 26 roku życia.

Oprócz sporządzania listy płac świadczymy inne usługi związane z wypłacaniem świadczeń dla pracowników: wyliczamy ekwiwalent za urlop, prowadzimy ewidencję urlopową, wyliczamy nagrody jubileuszowe. Zajmujemy się także wyliczaniem wynagrodzenia dla osób niebędących w stosunku pracy zatrudnionych na podstawie umowy o zlecenie czy umowy o dzieło.

Sporządzanie listy płac – do czego służy?

Lista płac nie jest dokumentem obowiązkowym, jednakże pracodawcy sporządzają ten dokument w celu ułatwienia wyliczenia wynagrodzenia dla pracownika oraz odliczeń z tytułu składek ZUS, podatku. Lista płac pełni także inną funkcję – przy odbiorze wynagrodzenia w gotówce, pracownik potwierdza odebranie wynagrodzenia poprzez podpisanie listy płac. Wpisywana jest w księdze przychodów i rozchodów lub księdze rachunkowej – ewidencjonuje się w ten sposób wynagrodzenie brutto.

Nie ma jednolitego wzoru listy płac. Każdy płatnik ma możliwość sporządzenia jej według indywidualnego wzoru. Jednakże warto wskazać najważniejsze punkty, jakie powinna posiadać lista płac.

Lista płac – wzór:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatki do wynagrodzenia – premie, prowizje,
• składki na ubezpieczenia społeczne – zarówno te wpłacane przez pracownika, jak i przez pracodawcę,
• składki na ubezpieczenia zdrowotne,
• zaliczki na podatek dochodowy,
• koszty uzyskania przychodu,
• kwota do wypłaty pracownikowi po dokonaniu odliczeń,
• obowiązkowe potrącenia np. z tytułu świadczeń alimentacyjnych, z tytułu egzekucji komorniczej,
• część kosztowa pracodawcy – składki finansowane przez niego na ubezpieczenia społeczne.

Gotowy wzór listy płac można znaleźć na gotowych formularzach internetowych.

Lista płac krok po kroku

Lista płac jest tworzona na podstawie umowy o pracę. Pracodawca musi posiadać informacje o przepracowanej liczbie godzin przez pracownika w danym miesiącu, wartości pensji, wypracowanej premii, oraz czy przysługują mu dodatkowe świadczenia. Ważna jest wiedza, czy pracownik korzystał z urlopów lub był na zwolnieniu lekarskim. Przy sporządzaniu listy płac uwzględnia się także ewidencję czasu pracy, listy obecności oraz wytyczne dotyczące przyznawania dodatkowych świadczeń do pensji podstawowej.

Sporządzanie listy płac a umowy cywilnoprawne

Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych powinny rozliczać się na podstawie rachunku wystawionego przez zleceniobiorcę. Jednakże zleceniodawca musi od umowy zlecenie uiszczać składki społeczne, a w pewnych sytuacjach zdrowotne.

Z tego też powodu niezbędne jest sporządzenie rozliczenia na kształt listy płac, które będzie zawierać takie informacje jak:

• przychód uzyskany z działalności oraz zasiłki,
• składki na ubezpieczenie społeczne,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• koszty uzyskania przychodów,
• dochód do opodatkowania,
• zaliczkę na podatek dochodowy,
• kwota netto do wypłaty,
• podpis zleceniodawcy i zleceniobiorcy.

Ekwiwalenty za urlop i obliczanie innych świadczeń

Nasze biuro rachunkowe wylicza ekwiwalenty za niewykorzystany urlop. Należy pamiętać, że urlop, który nie został wykorzystany do końca danego roku staje się urlopem zaległym i powinien być wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego. Po tym terminie należy wypłacić pracownikowi wynagrodzenie urlopowe za niewykorzystane dni urlopu. Obowiązek wypłacenia ekwiwalentu następuje także, gdy stosunek pracy ulegnie wygaśnięciu lub rozwiązaniu, a zostają jeszcze niewykorzystane dni urlopu.

Obliczamy również zasiłek chorobowy oraz wynagrodzenie chorobowe czy inne świadczenia z powodu niezdolności do pracy, wynagrodzenia za czas urlopu macierzyńskiego, wychowawczego, rodzicielskiego czy ojcowskiego, nagrody jubileuszowe i inne.

Jak do nas trafić?